Le service des archives

Le contexte réglementaire : 

Les archives sont définies par le Code du Patrimoine comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L.211-1).

Les collectivités territoriales et leur représentant ont des responsabilités particulières quant à leurs archives. 

En effet, « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Par conséquent, elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L. 212-6). 

Cette conservation représente, d’ailleurs, une dépense obligatoire pour les communes comme pour les groupements de collectivités (Code général des collectivités territoriales, art. L.2321-2).

Pour + d'information, vous pouvez télécharger le document intitulé "Contexte réglementaire Archives" sur la colonne de droite.

Le service Archives intervient au sein de votre collectivité ou de votre établissement afin de vous apporter une aide en matière d’archivage papier et électronique. 

Diverses prestations vous sont proposées :

• Le traitement des archives intermédiaires (tri, éliminations, classement, conditionnement, inventaire) ;
• La préparation des éliminations ;
• La préparation du dépôt des archives les plus anciennes aux Archives Départementales du Calvados ;
• La constitution d’un tableau de gestion de vos archives ;
• La rédaction d’une procédure d’archivage ;
• Le conseil auprès de vos agents ;
• L’organisation des locaux d’archivage ;
• Une maintenance régulière.
• Un archivage numérique (arborescence, nommage, tri,...)

Le service vous conseillera sur les opérations à réaliser après une première visite de diagnostic dans vos locaux.

La visite de diagnostic est gratuite. 

L’intervention d’archivage est facturée 200€ par jour. 

Archivage numérique, tarif sur demande.

Vous pouvez contacter le service afin de convenir d’un rendez-vous pour l’établissement du diagnostic sur vos conditions d’archivage. 

Après cette visite, vous recevrez un compte-rendu accompagné d’une proposition financière et d’une convention. 

L’intervention sera ensuite organisée au retour de la convention signée.