Tous les documents produits ou reçus par une collectivité ou un établissement ne sont pas à conserver. 

Les tableaux de gestion permettent de connaître la durée de conservation des documents et le sort final à appliquer à ces pièces. 

Une fois les documents éliminables repérés, une procédure réglementaire est à mettre en place afin de les détruire.  

Comment organiser la destruction des archives ?

La destruction d’archives est réglementée par le Code du Patrimoine. 

Aucune destruction n’est autorisée sans le visa des Archives départementales. 

Afin de l’obtenir, il faut rédiger un bordereau d’élimination constitué de la liste des documents à détruire avec leurs dates extrêmes. 

Vous pouvez demander un modèle à l’archiviste du Centre de Gestion. 

Ce bordereau, signé par le représentant de la collectivité ou de l’établissement, doit être envoyé en deux exemplaires aux Archives départementales, qui ont pour mission le contrôle technique et scientifique sur les archives des collectivités territoriales et des établissements publics.  

Quand peut-on éliminer ces documents ?

Les documents peuvent être éliminés au retour d’un des exemplaires du bordereau d’élimination envoyé aux Archives départementales mentionnant l’accord pour destruction avec réserves éventuelles.  

De quelles manières peut-on procéder à l’élimination ?

Trois solutions sont proposées pour éliminer des archives publiques. 

Les documents doivent être incinérés, broyés ou déchiquetés. 

Cette destruction peut être effectuée par les services techniques de la collectivité ou par l’intermédiaire d’une société spécialisée dans ce type d’élimination. 

Dans tous les cas, vous devez être capable de fournir un certificat de destruction. Ce document prouve que les documents ont été détruits d’après la procédure légale et réglementaire.