Bon à savoir :

Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (articles 4 et 63 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926).

Pourquoi est-ce important ?

Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire.

Ils permettent de certifier, de façon contradictoire, l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de tout détournement d'archives publiques ou de toute destruction non réglementaire (articles L214-3 du code du patrimoine et L432-15 à 432- 17 du code pénal).

Comment faire ?

Même si le maire sortant a été réélu, il convient d'établir un procès-verbal et un récolement, dès lors que l'équipe municipale a été modifiée.

Dans ce dernier cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.

Par analogie, il est recommandé de faire signer également au président de l'EPCI sortant et au président nouvellement élu un procès-verbal de prise en charge des archives.

Le modèle de récolement sera alors adapté aux fonctions exercées par l'EPСІ.

C'est possible en ligne :

A partir de cette année, un formulaire en ligne est ouvert sur le site Démarches Simplifiées.

Ce formulaire tient lieu de récolement et comprend en pièce jointe une copie numérique du procès-verbal de prise en charge signé par le maire sortant et le maire nouvellement élu. 

Pour plus d'informations, vous pouvez vous rendre sur la page du Service des archives, des guides pratiques ont été publiés afin d'expliquer la démarche en détail : Cliquez ici.

Si vous souhaitez + d'informations, nos archivistes sont disponibles pour vous aider !