Le document unique doit être considéré avant tout comme un outil de recensement des risques professionnels et de suivi des actions de prévention entreprises par la collectivité.

Il doit permettre d’améliorer le fonctionnement de la collectivité, par la réduction du nombre d’accidents et donc de l’absentéisme.

L’employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Il doit mettre en œuvre ces mesures sur le fondement des 9 principes généraux de prévention. Un des principes est d’évaluer les risques qui ne peuvent pas être évités.

L’évaluation des risques consiste à identifier et classer les risques auxquels sont soumis les agents, en vue de déboucher sur la mise en œuvre d’actions de prévention, permettant d’améliorer le niveau de sécurité.

L’ensemble de cette évaluation et des actions de prévention déterminées est formalisé dans le Document Unique d’évaluation des risques professionnels.

En cas de non-respect de la transcription et de la mise à jour de l’évaluation des risques, un dispositif de sanctions pénales, de nature contraventionnelle, peut être appliqué à l’employeur.

L’obligation de transcription des résultats de l’évaluation des risques incombe à l’employeur. Il peut cependant confier cette mission à un ou plusieurs agents qu’il estime compétent.

Généralement, l’assistant de prévention est désigné pour piloter cette démarche dans les petites collectivités. Cependant, le soutien incontestable de l’autorité territoriale est requis pour que cette démarche se pérennise.

Démarche pour le document unique

1/ Préparer la démarche et informer les agents

  • désigner un binôme ou un groupe de travail selon la taille de la collectivité (assistant de prévention, secrétaire de mairie, agent technique, élus, médecin de prévention…)
  • clarifier les notions : danger, risque, unité de travail
  • choisir un outil d’évaluation. Il existe de nombreux outils pour identifier et coter les risques.
  • déterminer une organisation (participants, liste des unités de travail…) et un planning de réalisation
  • rassembler les documents utiles :
 
  • Fiche de risques professionnels, établie par le médecin de prévention
  • Fiches de Données de Sécurité des substances chimiques utilisées au sein de la collectivité,
  • Déclaration d’accidents
  • Notices d’utilisation des équipements de travail…

 

2/ Identifier les dangers

L’identification consiste à repérer tous les dangers auxquels peuvent être exposés les agents.

Ce travail devra se faire avec les agents, sur le terrain, en s’interrogeant sur la nature des dangers, le nombre d’agents exposées, la durée d’exposition…  Il s’agit de s’appuyer sur les situations dangereuses décrites par les agents, sur l’observation des situations de travail (travail réel).

Il est nécessaire de bien distinguer le travail réel (comment l’agent réalise sa tâche ?) du travail prescrit (fiche de poste). L’évaluation doit être réalisée de façon la plus objective possible et porter uniquement sur le travail réel.

 

3/ Hiérarchiser les risques

Il faudra ensuite classer ces risques selon leur importance. Généralement, ce classement est établi selon les critères suivants :

  • la fréquence : durée d’exposition, nombre d’agents exposés,
  • la gravité des dommages potentiels
  • la maîtrise du risque : matériel conforme, information et formation du personnel, protection individuelle…

 

4/ Déterminer et programmer des actions de prévention

En fonction de la hiérarchisation des risques repérés, l’autorité territoriale devra planifier les mesures de prévention, en s’appuyant sur les idées émises par les agents et sur les recommandations des organismes de prévention et du médecin de prévention.

Ces mesures peuvent être des actions d’information et de formation ainsi que la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

Voici quelques exemples concrets :

  • organisation des premiers secours : contrôle périodique du contenu des trousses de secours, formation de secouristes,
  • rédaction et diffusion de consignes de travail avec les règles de sécurité à respecter,
  • choix des produits chimiques les moins dangereux lors des achats,
  • mise à disposition d’équipements de protection individuelle adaptés,
  • formation à la conduite des chariots automoteurs
  • ….

 

5/ Suivre la mise en place des actions et mettre à jour le document unique

Lors de la planification des actions, il est conseillé à l’autorité territoriale de désigner un agent par action, qui aura en charge le suivi de la réalisation de celle-ci.

Il est également rappelé que le document unique doit être mis à jour dès qu’une nouvelle situation à risque a été repérée et lors de tout aménagement important modifiant les conditions de travail. Au minimum, le document unique devra être mis à jour annuellement.

La réglementation ne prévoit aucun modèle type de document unique.

La seule obligation est de retranscrire les résultats de l’évaluation des risques dans un document unique, sur un support écrit ou numérique.

Le document unique doit être mis à disposition :

  • des agents soumis aux risques,
  • des instances représentatives du personnel,
  • du médecin de prévention,

Un avis indiquant les modalités d’accès au document unique doit être affiché à une place convenable et facilement accessible dans les lieux de travail pour les agents. Cet avis peut être affiché avec le règlement intérieur.

L’élaboration du document unique est-elle obligatoire pour toutes les collectivités territoriales ?

Quelle que soit la taille de la collectivité, l’autorité territoriale, en tant qu’employeur, doit évaluer les risques professionnels auxquels sont exposés les agents afin de prendre les mesures de prévention adaptées. Cette obligation a été rappelée par la circulaire RDFB1314079C du 28 mai 2013.

Existe-t-il des références réglementaires pour la cotation des risques ?

Non. Chaque collectivité peut établir son propre système de cotation pour hiérarchiser ses risques. Il est cependant nécessaire de bien détailler la méthodologie afin de justifier la hiérarchisation des risques repérés et les actions de prévention qui en découlent.

Faut-il faire valider le document unique par le CHSCT ?

Il ne s’agit pas d’une validation mais d’une consultation. Ainsi, le CHSCT doit être consulté sur les règlements, les consignes et sur tout autre document en matière d’hygiène et de sécurité, émanant de l’autorité territoriale.

Par contre, le programme annuel de prévention des risques professionnels (issu notamment du document unique) doit être soumis à l’avis du comité (art.49 du décret n°85-603 modifié).

La validation du document unique doit-elle faire l’objet d’un arrêté de l’autorité territoriale ou d’une délibération du conseil ?

La validation du document unique doit faire l’objet d’une délibération du conseil municipal. L’exécution de cette dernière peut se matérialiser par la signature du document unique par le maire (cf. Réponse du Ministère de l’Intérieur à la question écrite n°05574, publiée dans le JO Sénat du 12/09/2013).

Le service prévention du Centre de Gestion peut vous accompagner au sein de votre collectivité, par le biais d’un conventionnement, pour la réalisation de la première version de votre document unique ou pour sa mise à jour. Contacter le service prévention pour connaître les modalités d’intervention.