La démarche de mise en conformité au RGPD se déroule en plusieurs étapes :

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Afin d’orchestrer la mise en conformité au RGPD, il est désormais obligatoire de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO en anglais). Il sera le point d’appui pour mener à bien les différents points  exigés par le RGPD.

Le CDG14, s’étant doté d’un service de Protection des Données, est en capacité d’ouvrir ce service à l’extérieur pour proposer une solution mutualisée aux collectivités du Département. Vous trouverez plus de détails concernant la prestation sur cette page.

La première étape à effectuer dans la démarche de conformité est de recenser toutes les données personnelles que l’on trouve et tous les traitements s’y rapportant. Cela permettra d’établir le registre de traitements, document obligatoire. Cette étape permet également de faire le tri sur les données personnelles en possession de l’entité mais n’étant pas rattachées à un traitement. Elles doivent alors être supprimées ou archivées.

À partir du registre de traitements, les données sensibles seront identifiées. Une analyse d’impact (AIPD) sera à réaliser et des mesures de sécurité supplémentaires seront à mettre en place.

Il est important de garantir l’intégrité de votre patrimoine de données en minimisant les risques de pertes de données ou de piratage. Les mesures à prendre, informatiques ou physiques, dépendent de la sensibilité des données que vous traitez et des risques qui pèsent sur les personnes en cas d’incident. Différentes actions doivent être mises en place : mises à jour de vos antivirus et logiciels, changement régulier des mots de passe et utilisation de mots de passe complexes, ou chiffrement de vos données dans certaines situations. En cas de perte ou vol d’un outil informatique, il sera plus difficile pour un tiers d’y accéder.

Les failles de sécurité ont également des conséquences pour ceux qui vous ont confié des données personnelles. Ayez à l’esprit les conséquences, pour les personnes, de la perte, la divulgation, la modification non souhaitée de leurs données, et prenez les mesures nécessaires pour minimiser ces risques.

Pour évaluer le niveau de sécurité des données personnelles dans votre organisme, voici quelques questions à se poser :

  • les comptes utilisateurs internes et externes sont-ils protégés par des mots de passe d’une complexité suffisante ?
  • les accès aux locaux sont-ils sécurisés ?
  • des profils distincts sont-ils créés selon les besoins des utilisateurs pour accéder aux données ?
  • avez-vous mis en place une procédure de sauvegarde et de récupération des données en cas d’incident ?

Les sous-traitants et prestataires doivent également être conformes au RGPD. Ils doivent prendre en compte l’objectif de protection des données personnelles et de la vie privée dès la conception de leur service (principe du « privacy by design ») ou de leur produit, et ils doivent mettre en place des mesures permettant de garantir une protection optimale des données.

Pour déterminer les obligations respectives des responsables de traitements et de leurs sous-traitants, il est nécessaire de rédiger un contrat prévoyant une clause spécifique sur la protection des données personnelles

Il faut s’assurer que les mentions d’informations sont bien présentes, de manière explicite et claire, aux différents niveaux de communication et de collectes des données personnelles tels que les formulaires d’inscriptions

On pourra utiliser une formule du type :

«  * Les informations recueillies ont pour finalité ………………. Elles sont uniquement destinées aux agents (de…………..) en charge de leur traitement et ne seront pas cédées ou transmises à des tiers. Conformément à la loi « Informatique et Libertés » de 1978 modifiée et à la réglementation européenne en vigueur, vous disposez du droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation des données. Pour exercer ces droits ou pour toute question, veuillez contacter le délégué à la protection des données: …………@…..  » 

Il faut s’assurer que les durées de conservation indiquées dans le registre de traitement soient effectivement respectées. Les procédures de destructions physique et numérique des données doivent être détaillées et faire l’objet d’un suivi régulier.

Les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées au-delà de la période nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 

Il existe des exceptions de limitation déterminant des durées plus longues si les données à caractère personnel sont traitées exclusivement :

  • À des fins archivistiques dans l’intérêt public
  • À des fins de recherche scientifique ou historique
  • À des fins statistiques
  • Suite à l’adoption des mesures techniques et organisationnelles appropriées