Contexte réglementaire

Les archives sont définies par le Code du Patrimoine comme « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L.211-1).

Les responsabilités légales des collectivités territoriales
Les collectivités territoriales et leur représentant ont des responsabilités particulières quant à leurs archives. En effet, « les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. [Par conséquent], elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur » (Code du Patrimoine, art. L. 212-6). Cette conservation représente, d’ailleurs, une dépense obligatoire pour les communes comme pour les groupements de collectivités (Code général des collectivités territoriales, art. L.2321-2).

Le dépôt des archives communales
Les communes de moins de 2 000 habitants ont l’obligation de déposer leurs archives aux Archives Départementales. Le Code du Patrimoine prescrit les délais suivants : « les documents de l’état-civil [de] plus de 120 ans de date, et les autres documents d’archives ayant plus de 50 ans de date doivent ou peuvent être déposées aux archives du département (art. L.212-11).

Cependant, il faut noter qu’il s’agit bien d’un dépôt et non pas d’un don. Les documents « restent la propriété de la commune » (Code du Patrimoine, art. L.212-14).

Les éliminations d’archives
Les collectivités se trouvent rapidement encombrées par une multitude de documents qu’ils conservent considérés comme sans intérêt historique. Certaines peuvent être tentées de détruire ces archives. Cependant, l’élimination de ce type de document est régie par quelques règles. Le Code du Patrimoine dit que « toute élimination est interdite sans [le] visa [de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives]» (art. R.212-14). Pour obtenir ce visa, il est impératif d’envoyer un bordereau d’élimination aux Archives départementales du Calvados.

Le service Archives intervient au sein de votre collectivité ou de votre établissement afin de vous apporter une aide en matière d’archivage. Diverses prestations vous sont proposées :

  • le traitement des archives intermédiaires (tri, éliminations, classement, conditionnement, inventaire) ;
  • la préparation des éliminations ;
  • la préparation du dépôt des archives les plus anciennes aux Archives Départementales du Calvados ;
  • la constitution d’un tableau de gestion de vos archives ;
  • la rédaction d’une procédure d’archivage ;
  • le conseil auprès de vos agents ;
  • l’organisation des locaux d’archivage ;
  • une maintenance régulière.

Le service vous conseillera sur les opérations à réaliser après une première visite de diagnostic dans vos locaux.

Méthode d’intervention

Après l’envoi du formulaire de demande d’intervention (que vous trouverez à la fin de cette page) complété, le service prendra contact avec vous afin de convenir d’un rendez-vous pour l’établissement du diagnostic sur vos conditions d’archivage. Après cette visite, vous recevrez un compte-rendu accompagné d’une proposition financière et d’une convention. L’intervention sera organisée au retour de la convention signée.

Tarifs

La visite de diagnostic est gratuite. L’intervention d’archivage à proprement dite est facturée 180 € par jour. Les opérations de maintenance sont facturées 170 € par jour ou 140 € par jour si elles sont souscrites en même temps que l’intervention première d’archivage.

Téléchargements

Présentation du service

Nous contacter

Service Archives

Aymeric DUBOURG
2 impasse Initialis
CS 20052
14202 HEROUVILLE-SAINT-CLAIR Cedex

Tél : 02.31.15.50.20 ou 06.32.83.42.25 
Fax : 02.31.85.98.76 Mail : archiviste@cdg14.fr

Fiches Pratiques

Trois âges des archives

Gérer ses archives intermédiaires et historiques

Tableau de gestion des archives
Procédure d’élimination

Conserver dans des locaux adaptés

Facteurs de dégradations
Locaux d’archivage

Communiquer aux lecteurs

Communicabilité

Actualités

Le Maire ou le Président, à sa prise de fonction, doit établir un procès-verbal de récolement des archives de la mairie ou de l’établissement, dont il a la responsabilité.
PV de recollement